Inwentaryzacja magazynu jest dość czasochłonną procedurą, która wiąże się również ze wstrzymaniem pracy w obiekcie. Pomimo tych niedogodności trzeba ją jednak regularnie przeprowadzać, choćby dlatego, że wymagają tego przepisy. Sprawdź, kiedy dokładnie wykonuje się inwentaryzację magazynu oraz w jaki sposób można ją usprawnić.
Spis treści
Po co przeprowadza się inwentaryzację magazynu?
Pojęcie inwentaryzacji wyjaśnione jest w ustawie o rachunkowości. Jest to nic innego jak spis z natury składników aktywów przedsiębiorstwa. W przypadku magazynów taki spis dotyczy natomiast zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych oraz półproduktów.
Celem inwentaryzacji magazynu jest sprawdzenie, czy rzeczywista ilość i wartość składowanych w nim towarów odpowiada zapisom w księgach rachunkowych. W wyniku dokładnego ich spisania i porównania z dokumentacją można zatem też wykryć wszelkie nieprawidłowości, czyli m.in.:
- braki lub nadwyżki w zapasach,
- uszkodzenia towarów lub ich przeterminowanie,
- pomyłki w dokumentacji.
Zidentyfikowanie powyższych problemów to nie wszystko. Efektem inwentaryzacji powinno być także ustalenie ich przyczyn oraz sposobów na ich rozwiązanie i zapobieganie w przyszłości.
Kiedy przeprowadza się inwentaryzację?
Zgodnie z przepisami inwentaryzacja magazynu powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na 2 lata. W praktyce jednak można ją przeprowadzać częściej:
- każdego roku – np. pod koniec okresu obrachunkowego,
- okresowo – np. co kwartał,
- doraźnie – czyli zawsze wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.
Firmy najczęściej przeprowadzają spis z natury w magazynie nie częściej niż raz w roku. Wynika to z prostej przyczyny – jest to operacja dość skomplikowana i czasochłonna, która wiąże się ze wstrzymaniem wszelkich procesów w magazynie nawet na cały dzień. W tym czasie nie można ani wydawać, ani przyjmować towarów. Możliwa jest ewentualnie tylko obsługa dostaw, ale pod warunkiem, że przyjęte przez doki przeładunkowe zamówienia zostaną odłożone w wyznaczonym miejscu, bez wprowadzania ich do systemu.
Metody inwentaryzacji magazynu
Każda inwentaryzacja w magazynie polega na skrupulatnym spisaniu każdego towaru znajdującego się w strefie składowania wraz z określeniem jego: ilości, kodu oraz lokalizacji. Wszystkie dane wprowadza się do specjalnych arkuszy spisowych, które mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Pod tym względem istnieją zatem dwie podstawowe metody inwentaryzacji magazynu:
- ręczna – gdy do spisu wykorzystuje się arkusze papierowe;
- komputerowa – czyli z wykorzystaniem skanerów kodów kreskowych i systemu WMS.
W obu przypadkach spis z natury przebiega dwuetapowo, ponieważ po pierwszym przeliczeniu towarów należy powtórzyć całą procedurę w celach weryfikacyjnych.
Po zakończeniu procesu liczenia stanów magazynowych i jego weryfikacji dane z arkuszy spisowych należy przenieść do systemu ERP, aby potem za jego pomocą wygenerować wstępny protokół różnic. Jest on punktem wyjścia do poszukiwania przyczyn niezgodności.
Jak powinna wyglądać skuteczna inwentaryzacja?
Chcąc przeprowadzić inwentaryzację magazynu w sposób szybki i skuteczny, warto się do niej odpowiednio przygotować. W szczególności znaczenie mają tutaj następujące kwestie:
- wybór odpowiedniego terminu – najlepiej spis z natury wykonać w okresie najniższego przepływu towarów;
- wykorzystanie rozwiązań informatycznych do przeprowadzenia procedury, aby ją maksymalnie zautomatyzować;
- uporządkowanie i oznaczenie towarów podlegających liczeniu, aby ułatwić ich inwentaryzację;
- przygotowanie firmy do wstrzymania ruchu towarowego – należy m.in. poinformować klientów o terminie zamknięcia magazynu, a także przygotować pracowników do realizacji zadań związanych ze spisem.
Przed samym rozpoczęciem inwentaryzacji trzeba też zakończyć wszystkie działania związane z przyjęciem i wydaniem towarów. Nie można ich zatem przerwać w połowie, aby nie było sytuacji, gdy np. towar „przejdzie” przez platformy przeładunkowe i trafi na półki magazynowe, ale nie zostanie prawidłowo udokumentowany w systemie.
Więcej wskazówek znajdziesz na blogu Prodock!
Wiesz już jak przeprowadzić inwentaryzację? Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zarządzaniu magazynem, odwiedzaj jak najczęściej blog Prodock, gdzie publikujemy systematycznie porady naszych ekspertów na ten temat. Poznaj też nasze systemy przeładunkowe, które pomogą Ci w usprawnieniu ważnych procesów magazynowych.